IMAP Ordnerstruktur

IMAP und die richtige Ordnerstruktur

Da das hier behandelte Thema: IMAP und die richtige Ordnerstruktur für Windows- genau wie für Mac OS X Systeme die gleiche Bedeutung hat und identische Funktionen aufweist, spreche ich im weiteren von Smartphone, Tablet- und Computer. Daher bitte nicht verwirren lassen, wenn hier Screenshots aus dem iOS zu sehen sind. Auf anderen Systemen, wie Windows oder Android, ist die IMAP-Funktionalität absolut identisch, schaut dort nur optisch etwas anders aus.

Lange Zeit hatte ich mich gewundert, dass auf meinem Smartphone eingegangene E-Mails oder auch versendete, nicht auf meinem Computer zu finden waren und umgekehrt genau das Gleiche. Von meinem Computer versendete E-Mails fanden sich beim besten Willen nicht auf meinem Smartphone in den dafür vorgesehenen Ordnern innerhalb der Mail-App wieder. Das störte mich aber ich kam nicht auf die Lösung.

Dabei ist diese so simpel und logisch, wie es anders gar nicht sein kann. Die Ursache für dieses vermeintliche Phänomen lag an unterschiedlichen Ordnern für beispielsweise ‚Gesendete Mails‘. In einem Client war dafür der Ordner ‚Gesendet‚ eingestellt. In einem anderen Client hieß dieser ‚Sending Messages‚ und wiederum bei einem dritten Client waren es die ‚Gesendete Objekte‚. Dabei ist es vollkommen gleich, ob auf Smartphone, Tablet- oder Computer – diese Struktur ist überall genau so vorhanden und absolut identisch.
Somit war mir endlich klar geworden, das konnte nicht funktionieren, denn das waren alles unterschiedliche Ordner, die da vom jeweiligen Client abgerufen wurden.

Die Lösung zur richtigen IMAP Ordner-Struktur auf Smartphone, Tablet- und Computer

Um endlich Ordnung zu schaffen und tatsächlich die korrekte IMAP-Ordnerstruktur auf allen Geräten zu erhalten, gilt es, einiges zu tun. Es ist nicht kompliziert, ganz im Gegenteil, wenn man erst mal dahinter gekommen ist. Unsere Arbeit beginnt beim jeweiligen Provider, bei dem der oder die E-Mail-Accounts gehostet sind. Dort gilt es zuerst (das ist wichtig) Ordnung zu schaffen, da alle Clients, die E-Mails abrufen, genau diese Struktur dort und nur dort abrufen. Dazu meldest du dich online in deinem Webmail-Konto an und schaust, was du dort so vorfindest. Vermutlich wird es etwas in dieser Richtung sein.

Doppelte Ordner und somit ungünstige Ordnerstruktur

Persönliche Ordner 
   |_ Posteingang
   |_ Entwürfe
   |_ Gesendete Objekte
   |_ Spam
   |_ Papierkorb
   |_ Gesendete Mails
   |_ Gesendete
   |_ Sending Messages
   |_ Archive
   |_ Archiv

Nun gilt es zu entscheiden, welche Ordner bleiben. Meine Empfehlung für eine passende IMAP Ordner-Struktur ist folgende:

Optimierte und somit passende Ordnerstruktur

Persönliche Ordner 
   |_ Eingang
   |_ Entwürfe
   |_ Gesendet
   |_ Spam
   |_ Papierkorb
   |_ Archiv

Nachdem das entschieden ist, werden jetzt sämtliche E-Mails aus den zuviel vorhandenen Ordnern in den Ordner, der bleiben wird – hinein verschoben und dann im Anschluss der Ordner selbst gelöscht. Also alles aus Gesendete Mails, Gesendete und Sending Messages hinein verschoben in Gesendet und dann die Ordner Gesendete Mails, Gesendete und Sending Messages gelöscht.

Das alles führst du jetzt für sämtliche deiner E-Mail-Accounts durch, mit denen du ab sofort Ordnung haben willst. Klar, das dauert ein Stück und erfordert auch etwas Geduld aber anders klappt das definitiv nicht, das ist der einzige Weg der auch wirklich funktioniert und zum gewünschten Ergebnis führt: Gleichstand aller E-Mail-Accounts auf allen Mail-Clients auf allen Geräten. Eine Abkürzung gibt es keine.

IMAP und die richtige Ordnerstruktur

Nun auch auf Clients wie Smartphone, Tablet- und Computern

Hast du das dann alles fertig, nimmst du dir deine Clients Stück für Stück vor und weist dort in den Account-Einstellungen die passenden Ordner zu. Sind diese wie zuvor auf dem Server erstellt nicht zu sehen, genügt es, deine E-Mails kurz abzurufen, denn damit wird auch die vorhandene Struktur mit aktualisiert.

Am Beispiel des iPhone-Client möchte ich das einfach mal verdeutlichen. Hier hast du die Wahl zwischen einem lokalen iPhone-Ordner und einem Ordner auf dem Server.

Logisch ist: Solltest du den iPhone-Ordner wählen, dann können deine E-Mails gar nicht in Mail beispielsweise am Mac auftauchen, da dies ein lokaler Ordner ist, der nur auf diesem einen iPhone existiert. Daher wählen wir richtig schlussfolgernd den jeweiligen Ordner unterhalb der Kategorie: Auf dem Server!

IMAP Ordnerstruktur

Das gleiche solltest du nun natürlich auch in der Mail App auf deinem Mac tun. Dazu klickst du den entsprechenden Ordner deines Mail-Kontos in der Seitenleiste von Mail an (ein Beispiel siehst du in der Grafik links).

Falls erforderlich, für den Fall es fehlen Ordner, die auf deinem Server bereits angelegt wurden, über einen Rechtsklick das Konto synchronisieren, dann gehst du oben über das

Menü ›› Postfach ›› Dieses Postfach verwenden für ›› [Auswahl treffen]

wie in der folgenden Grafik dargestellt.

IMAP und die richtige Ordnerstruktur und -zuordnung unter macOS

Das wiederholst du für alle Ordner aller E-Mail-Konten auf allen Smartphones, Tablet- und Computern.

Zum Schluss darfst du dich, genau wie ich, darüber freuen, dass du auf allen Clients und Devices alle Ordner synchron und wirklich überall exakt den gleichen Inhalt hast. Viel Spaß, Erfolg und vor allem .. etwas Geduld dabei!

Brauchst du Hilfe? Traust du es dir nicht zu? Dann klicke gern hier und ich freue mich auf deinen Anruf.

91 Kommentare

  1. Hallo Frank,
    vielen Dank für Deine Anleitung!

    Ich bin gerade dabei dies umzusetzen, doch komme ich an einer Stelle nicht weiter. Ich habe den Punkt „Postfach verwenden für …“ leider nicht, er ist nicht mal ausgegraut vorhanden. Ich verwende OS X 10.8.2 und die Mail.app hat die Version 6.2.
    Mache ich was falsch oder hat Apple die Funktion deaktiviert?

    Viele Grüße
    Christian

    Antworten
    • Das Postfach dessen Verwendung du ändern willst muss natürlich vorher durch anklicken ausgewählt werden.

      Antworten
    • Hi Christian und Frank

      ich habe das gleiche Problem: Bei mir gibt es den Punkt „Postfach verwenden für …“ ebenfalls nicht, egal ob ich das Postfach anklicke oder nicht…
      Kann es an OS 10.8.2 und Mail 6.2 liegen?

      Gruß Tobi

      Antworten
    • Ach herrje! Ich hab meinen Fehler erkannt: Ich bin immer von einem Rechtsklick auf das Postfach ausgegangen, statt in der Menüleiste oben auf „Postfach“ zu klicken. Klassischer Fall von verlesen – tut mir Leid!
      Danke für die tolle Anleitung (sofern man sie denn richtig liest)!

      Antworten
  2. Es war in der Tat sehr hilfreich das mal richtig zu ordnen! Mann, wenn ich jetzt auf dem iPhone etwas sende ist es im Webmailer und auf dem PC im gleichen GESENDET Ordner… Toll! :D

    Antworten
  3. Hallo,

    hat jemand eine Lösung, wenn das „Postfach verwenden für“ ausgegraut ist und man so nix anwählen kann?

    Danke!

    Antworten
  4. Hallo ihr Profis,

    helft doch bitte dem Carsten mal, weil: Ich hab das Gleiche Problem. :-)

    Glaubt mir, Ehrenwort, ich hab nix verstellt, aber seit geanu 9.12.12. werden Mails von meinem Hauptaccount nicht mehr in „Gesendet“ abgelegt. OsX 10.6.8. Kann das mit einem Update meines Iphones zusammenhängen? Dass da irgendwas anders eingestellt ist als bisher? Oder hab ich doch aus Versehen mal irgendwas falsches geklickt?

    Graus! Ich kapier von der wahrscheinlich wirklich einfachen Anleitung oben nur 2/3. Allein das Wort Client führt bei mir zu dichten Nebelschleiern — Help!

    Büddebüddebüdde helfen!

    Beste Grüsse

    Matthias

    Antworten
  5. Hallo Frank, vielen Dank für Deine Mühen hier alles so fein zu erklären!
    Ich verzweifle aber trotzdem leider gerade.
    Kann es sein, das OS X 10.7.5 einfach eine andere Ordnerstruktur auf dem IMAP Server vorgibt?
    Auf meinem iPhons 4 und dem iPad mini funktioniert alles klasse, nur der iMac zickt rum.
    die gesendeten Mails liegen in einem anderen Ordner.
    *haarerauf*

    Bei der wundervollen Aufräumaktion heute sind mir gleich mal allerhands Mails abhanden gekommen, trotz Sicherung. *nochmehrhaarerauf*

    Die Notizen sind auch nicht synchron…. auf den mobilen Geräten ja – iMac nein.

    Grüsse Katja

    Antworten
    • Hi Katja, falls du noch keine Ordner deines Mail-Accounts gelöscht hast, sind auch keine Mails verschwunden.

      Deshalb schreibe ich ja, dass bevorzugt auf dem Server bei deinem Provider begonnen werden soll, genau dort Ordnung zu machen.

      Und erst dann die einzelnen Ordner-Zuweisungen auf den Devices zu machen.

      Aber das auf schriftlichen Weg … falls du Lust hast, wäre möglicherweise ein Telefonat hilfreicher.

      Ist das OK, dann schreibe mir einfach.

      Antworten
      • Danke. Ich habe die Mails lediglich von einem in den anderen Ordner gezogen (im Webmailer) und schwups waren sie weder da noch dort…. so what – so kann man sich ja auch von Ballast trennen ;-)
        Hast Du denn eine Idee worin die Unterschiede im Ordnerverhalten der System (iOS und OS X) liegen?
        Wenn Du mit Ordner-Divices die Zuordnung meinst, dann habe ich das gleiche Problem wie Carsten, diese kann ich nicht auswählen.
        Ich habe die Mails direkt im Eingang oben liegen und nicht erst, wie andere hier, in einem Postfach darunter (wenn man zB mehrer Accounts angelegt hat).
        Katja

      • Das zu erklären ist wohl schriftlich doch eher schwierig.
        Auf jeden Fall hast du in deinem Webmailer – Ordner mit gleicher Funktion doppelt, denn das erklärt das unterschiedliche Verhalten.
        Ansonsten erfolgt die Zuordnung der Ordner auf dem Mac innerhalb Mail – wie oben beschrieben und innerhalb des iOS unter Einstellungen in den einzelnen Mailkonten.
        Den Rest bitte per Telefon, denn ich weiß nicht, wie ich es noch erklären soll. :)

  6. Hey, aber warum die „Postfach verwenden für“ Felder bei mir ausgegraut sind kann leider immer noch keiner sagen, oder? Danke!

    Antworten
    • Ich vermute, weil diese schon korrekt verbunden sind.
      Das ist zumindest bei mir so. :)

      Antworten
  7. Hallo zusammen,
    iphone 5: ich habe den Account eingerichtet – nach Anleitung.
    Jetzt habe ich das Problem, dass ich beim Postfach-Verhalten den Ordner „auf den Server“ nicht auswählen kann – ich kann nur auf meinem iphone auswählen. Ich möchte jedoch, dass meine gesendeten Mail, die ich vom iphone aus sende – auch am PC in weiterer Folge noch nachvollziehbar sind?!
    HILFE…. Danke im Voraus
    LG
    Anita

    Antworten
  8. Hey!
    Also erstmal vielen Dank für diesen tollen Artikel!! Jedoch komm ich leider nicht wirklich weiter und bin schon ganz lange an diesem Thema dran, weil ich da endlich mal richtig Ordnung reinbringen will!!!
    Wo muss ich jetzt genau anfangen?? Ich habe bei meinem Apple Mail Programm 4 E-Mail Adressen drin, 3 von googlemail und 1 von meiner Uni. Wie fang ich jetzt genau an? Ich checks irgendwie alles nicht so richtig…was heißt jetzt überhaupt „auf dem Server“? Ist das dann googlemail oder Apple Mail? Vielen Dank jetzt schon für deine Hilfe!!!

    Antworten
    • Hi Marlene,

      mein Artikel bezieht sich auf IMAP-Postfächer bei einem Provider mit eigenen Domains.

      Bei Google-Mail ist das anders.
      Da landen die Mails doch automatisch im „Gesendet“ Ordner.

      Die Sortierung dieser Mails bzw. Ordner nimmst du in den Mail-Einstellungen unter dem Reiter Label online bei Google vor.

      Da findest du rechts ein Zahnrad, wählst dann Einstellungen und dann den Reiter Labels.
      Da kannst du deiner Kreativität freien Lauf lassen.

      Wie das bei deiner Uni ausschaut, kann ich dir leider nicht sagen.
      Aber sicher gibt es ein paar nette Mit-Studenten, die da fit sind. :-)

      Falls noch Fragen zu Gmail sind, hier darunter ist noch ausreichend Platz! :-)

      Antworten
  9. PS: Es scheitert z.B. schon ganz konkret daran, dass ich in googlemail die Mails von „Sent Messages“ nicht in den normalen Ordner „Gesendet“ verschieben kann….

    Antworten
  10. Hey Frank!

    Ah ok, ja dann macht das alles schonmal ein bisschen mehr Sinn – danke!!

    Allerdings hab ich doch noch ein paar Fragen zu Google-Mail:
    – Bei mir gibt es da zwei Ordner – „Gesendet“ und „Sent Messages“. Wie kann ich die zusammenführen oder warum tauchen da überhaupt eben 2 Ordner auf?
    – Wenn ich von Apple Mail aus Mails bekomme oder verschicke, sind die jeweils auch online bei Googlemail jeweils im Posteingang bzw. Gesendet sichtbar, klar. Aber wenn ich jetzt auf der Arbeit bin und nur online Googlemail zur Verfügung habe, sind alle Mails, die ich davon aus verschicke, später nicht in meinem Apple Mail unter Gesendet…die erscheinen dann wenn irgendwo bei den Unterordnern…also ich hab links in Apple Mail zu jedem Google Mail Konto noch seeehr viele Unterordner und eben einfach ein riesiges Chaos.
    – Bei Googlemail, Einstellungen, Labels –> Sollen da überall bei allen Ordnern Häkchen sein für „in IMAP anzeigen“ oder soll ich die teilweise entfernen?

    Vielen vielen Dank schonmal!!

    Antworten
    • Hi Marlene, ich konnte jetzt mal ein Gmail-Konto bei mir einrichten.
      Es ist genau dasselbe, wie auch bei anderen IMAP-Konten.

      Bei „Gesendet“ und „Sent Messages“ handelt es sich um Ordner mit derselben Funktion.
      Daher – sofern vorhanden – die Mails aus „Sent Messages“ alle markieren und in den Ordner „Gesendet“ verschieben.
      Anschließend den Ordner „Sent Messages“ löschen.

      Die Zuweisung der anderen Ordner wie oben beschrieben.

      Übrig bleiben sollten in der Seitenleiste der Mail App nur noch die Labels aus Gmail.

      Viel Erfolg!

      Antworten

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