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tekshreks Blog - Software, Hardware, Mobile Computing, Internet & Co.

IMAP und die richtige Ordnerstruktur

Korrekte IMAP-Ordner-Zuordnung auf allen Macs, Windows-PC, Smartphones, Tablet- und sonstigen Computern

Da das hier behandelte Thema: IMAP und die richtige Ordnerstruktur für Windows- genau wie für Mac OS X Systeme die gleiche Bedeutung hat und identische Funktionen aufweist, spreche ich im weiteren von Smartphone, Tablet- und Computer. Daher bitte nicht verwirren lassen, wenn hier Screenshots aus dem iOS zu sehen sind. Auf anderen Systemen, wie Windows oder Android, ist die IMAP-Funktionalität absolut identisch, schaut dort nur optisch etwas anders aus.

Lange Zeit hatte ich mich gewundert, dass auf meinem Smartphone eingegangene E-Mails oder auch versendete, nicht auf meinem Computer zu finden waren und umgekehrt genau das Gleiche. Von meinem Computer versendete E-Mails fanden sich beim besten Willen nicht auf meinem Smartphone in den dafür vorgesehenen Ordnern innerhalb der Mail-App wieder. Das störte mich aber ich kam nicht auf die Lösung.

Dabei ist diese so simpel und logisch, wie es anders gar nicht sein kann. Die Ursache für dieses vermeintliche Phänomen lag an unterschiedlichen Ordnern für beispielsweise ‚Gesendete Mails‘. In einem Client war dafür der Ordner ‚Gesendet‚ eingestellt. In einem anderen Client hieß dieser ‚Sending Messages‚ und wiederum bei einem dritten Client waren es die ‚Gesendete Objekte‚. Dabei ist es vollkommen gleich, ob auf Smartphone, Tablet- oder Computer – diese Struktur ist überall genau so vorhanden und absolut identisch.
Somit war mir endlich klar geworden, das konnte nicht funktionieren, denn das waren alles unterschiedliche Ordner, die da vom jeweiligen Client abgerufen wurden.

Die Lösung zur richtigen IMAP Ordner-Struktur auf Smartphone, Tablet- und Computer

Um endlich Ordnung zu schaffen und tatsächlich die korrekte IMAP-Ordnerstruktur auf allen Geräten zu erhalten, gilt es, einiges zu tun. Es ist nicht kompliziert, ganz im Gegenteil, wenn man erst mal dahinter gekommen ist. Unsere Arbeit beginnt beim jeweiligen Provider, bei dem der oder die E-Mail-Accounts gehostet sind. Dort gilt es zuerst (das ist wichtig) Ordnung zu schaffen, da alle Clients, die E-Mails abrufen, genau diese Struktur dort und nur dort abrufen. Dazu meldest du dich online in deinem Webmail-Konto an und schaust, was du dort so vorfindest. Vermutlich wird es etwas in dieser Richtung sein.

Doppelte Ordner und somit ungünstige Ordnerstruktur

Persönliche Ordner 
   |_ Posteingang
   |_ Entwürfe
   |_ Gesendete Objekte
   |_ Spam
   |_ Papierkorb
   |_ Gesendete Mails
   |_ Gesendete
   |_ Sending Messages
   |_ Archive
   |_ Archiv

Nun gilt es zu entscheiden, welche Ordner bleiben. Meine Empfehlung für eine passende IMAP Ordner-Struktur ist folgende:

Optimierte und somit passende Ordnerstruktur

Persönliche Ordner 
   |_ Eingang
   |_ Entwürfe
   |_ Gesendet
   |_ Spam
   |_ Papierkorb
   |_ Archiv

Nachdem das entschieden ist, werden jetzt sämtliche E-Mails aus den zuviel vorhandenen Ordnern in den Ordner, der bleiben wird – hinein verschoben und dann im Anschluss der Ordner selbst gelöscht. Also alles aus Gesendete Mails, Gesendete und Sending Messages hinein verschoben in Gesendet und dann die Ordner Gesendete Mails, Gesendete und Sending Messages gelöscht.

Das alles führst du jetzt für sämtliche deiner E-Mail-Accounts durch, mit denen du ab sofort Ordnung haben willst. Klar, das dauert ein Stück und erfordert auch etwas Geduld aber anders klappt das definitiv nicht, das ist der einzige Weg der auch wirklich funktioniert und zum gewünschten Ergebnis führt: Gleichstand aller E-Mail-Accounts auf allen Mail-Clients auf allen Geräten. Eine Abkürzung gibt es keine.

IMAP und die richtige Ordnerstruktur

Nun auch auf Clients wie Smartphone, Tablet- und Computern

Hast du das dann alles fertig, nimmst du dir deine Clients Stück für Stück vor und weist dort in den Account-Einstellungen die passenden Ordner zu. Sind diese wie zuvor auf dem Server erstellt nicht zu sehen, genügt es, deine E-Mails kurz abzurufen, denn damit wird auch die vorhandene Struktur mit aktualisiert.

IMAP Ordnerstruktur auf iPhone
IMAP und die richtige Ordnerstruktur auch auf den Clients wie Mac, iPad und iPhone

Am Beispiel des iPhone-Client möchte ich das einfach mal verdeutlichen. Hier hast du die Wahl zwischen einem lokalen iPhone-Ordner und einem Ordner auf dem Server. Logisch ist: Solltest du den iPhone-Ordner wählen, dann können deine E-Mails gar nicht in Mail beispielsweise am Mac auftauchen, da dies ein lokaler Ordner ist, der nur auf diesem einen iPhone existiert.

Daher wählen wir richtig schlussfolgernd den jeweiligen Ordner unterhalb der Kategorie: Auf dem Server!

IMAP Ordnerstruktur

Das gleiche solltest du nun natürlich auch in der Mail App auf deinem Mac tun.

Dazu klickst du den entsprechenden Ordner deines Mail-Kontos in der Seitenleiste von Mail an (ein Beispiel siehst du in der Grafik links).

Falls erforderlich, für den Fall es fehlen Ordner, die auf deinem Server bereits angelegt wurden, über einen Rechtsklick das Konto synchronisieren, dann gehst du oben über das Menü ›› Postfach ›› Dieses Postfach verwenden für ›› [Auswahl treffen] wie in der folgenden Grafik dargestellt.

IMAP Ordnerstruktur

Das wiederholst du für alle Ordner aller E-Mail-Konten auf allen Smartphones, Tablet- und Computern.

Zum Schluss darfst du dich, genau wie ich, darüber freuen, dass du auf allen Clients und Devices alle Ordner synchron und wirklich überall exakt den gleichen Inhalt hast. Viel Spaß, Erfolg und vor allem .. etwas Geduld dabei!

Jetzt bist du gefragt!

Gefällt dir dieser Beitrag oder bist du anderer Meinung? Hast du Anregungen, Ergänzungen, einen Fehler gefunden oder ist dieser Beitrag nicht mehr aktuell? Dann freue ich mich auf deinen Kommentar.

Frank Stephan

Mit dem Bloggen begann ich im Januar 2008. Anfangs noch über meine Ausfahrten auf einer Night Train der Marke Harley-Davidson unter bikershrek.de; wurde bald darauf daraus tekshreks Blog. Technische Themen faszinieren mich schon immer. Seither schreibe ich Testberichte über Hardware, Gadgets, über macOS & iOS sowie darunter laufender Software & Apps.

Über meine 2016 hinzu kommenden Leidenschaften zum Mountain Biken, Bergwandern und Indoor Cycling berichte ich drüben auf GPS-Cycling.de.

Du erreichst mich auf Twitter, bei Facebook, sowie auf Google+ und per E-Mail frank@tekshreks.blog.

All posts by Frank Stephan

84 comments on “IMAP und die richtige Ordnerstruktur”

  1. Hallo zusammen,
    Habe gerade eine Email auf meinem Ipad verfasst und versendet.
    Allerdings hatte ich vergessen, den Empfänger einzutragen.

    Nun ist die Email nicht mehr auffindbar 🙁

    Kann mir jemand helfen?

  2. Hallo zusammen,
    als ganz frischer Macianer kämpfe ich gerade mit meinen E-Mail Accounts.

    Ich hatte bei Gmail mehrere Accounts die ich nun sowohl auf dem iPhone (iOS7) als auch auf dem MacBook (10.9) eingerichtet habe.

    In dem Mail Programm auf dem MBP existieren nun jede Menge, immer passend zum Account, doppelt.

    Die ganze Ordnerstruktur erscheint mir merkwürdig, möchte ich doch nicht 4 Papierkörbe, 4 Entwürfe, 4 Ist Werbung usw haben.

    Wie kann ich das ganze Konstrukt straffen?

    Ich brauche hier Inspiration 🙂
    Vielen Dank & Viele Grüße
    Oli

  3. Grüße Dich Frank,
    ich verzweifle bald…
    Mac und iphone 4s – beides mit imap ausgestattet – Ordnerstrukturen hergegestellt und trotzdem… wenn das iphone als erstes die Emails abruft, er scheinen sie nicht im mac…
    an was kann das liegen? lg Ulrike
    Anbieter 1und1

    DANKE

    1. Hallo Ulrike, das schaut mir sehr nach eingerichtetem POP3-Konto aus, denn da werden die E-Mails in der Regel abgeholt und sind dann für andere Clients nicht mehr auffindbar; unterstellt, es wurde der Haken (Kopie auf Server belassen) nicht gesetzt.
      Deshalb ist die Nutzung von IMAP-Konten besser, denn da bleiben die E-Mails wo sie hingehören, auf dem Server und werden in den Clients lediglich angezeigt.
      Prüfe das mal und melde dich dann wieder.

  4. gerne würde ich den Mac-Profis eine Frage stellen:

    wenn ich mit meinem mini-mac eine versendete Mail noch mal an einen anderen Empfänger versende, finde ich diese Mail anschließend unter Gesendet nur beim 2. Empfänger.

    Was kann ich tun, damit diese 2 x gesendeter Mail auch unter Gesendet bei beiden Empfängern angezeigt wird.

    1. Was meinst du mit ‚gesendet beim Empfänger anzeigen‘?

      Möchte ich eine bereits versendete E-Mail ein zweites Mal versenden, kopiere (nicht verschieben) ich diese in Entwürfe – dort Doppelklick darauf – neuen Empfänger wählen – korrekte Absendeadresse kontrollieren – senden.

  5. Hello!

    Um an die Themen hier anzuknüpfen: hat jemand von Euch Erfahrung mit dem Auslagern von E-Mails?

    Gemeint ist, dass alles, was es zu archivieren gilt, auf eine externe Festplatte gelegt wird.

    Mittels eines Symlinks wird die Verknüpfung zwischen MAIL und dem externen Speicherort erstellt.

    Unklar ist mir jedoch, ob dieser Eingriff Inkonsistenzen mit sich zieht, falls es welche ergibt. Die einen sagen “ja”, die anderen sagen “nein”…

    Angeblich soll man durchs Editieren einer .mail-Datei fast alles erledigt haben. Ist die externe Festplatte angeschlossen, erscheinen die kompletten E-Mails in der gewählten Ordner-Struktur (Postfächer) – ist man unterwegs ohne die besagte Festplatte, erscheinen nur die indizierten E-Mail-Headers.

    Sehr praktisch, um systematisch Platz auf der Sytemplatte frei zu halten.

    Was sind Eure Erfahrungen mit ausgelagerten E-Mails?
    An welcher .mail-Datei genau soll was geändert werden, wenn überhaupt?

    Viele Grüße 🙂

    G

  6. Das Einfachste ist aber, sich im GMX-Account eine mit „eu“ endende Mail-Adresse einzurichten, diesen Account per Assistent hinzuzufuegen und schon wird ein IMAP_Acoount angelegt, der dann sogar die manuell erstellten Ordner uebernimmt.

    1. Nur da hat man dann wohl das Problem, dass die ausgehenden E-Mails den GMX-Account als Absender erhalten. Wer will das schon – also zumindest ich nicht. 😉

      Für eingehende Nachrichten, sind solcherlei Dienstleister sicher TOP – für eingehende eher Geschmacksache. Ein entsprechender und ausführlicher Artikel dazu ist bereits in Arbeit, in dem auch dieses Thema zur Sprache kommt.

  7. Hallo Frank,

    mit großem Interesse hab ich Deine diversen Posts bzw. Antworten gelesen.
    Folgende Thematik bei mir:

    Nutze Apple Mail auf IMac (2013), IPhone und IPad.
    IPhone und Ipad-Einstellungen hinsichtlich „gesendeter Mails“ passen (auch gemäß Deinem Post). Seit dem update auf Yosemite allerdings wird meine t-online-Adresse und eine uralte von arcor.de im Posteingang angezeigt – „plötzlich“ jedoch mit allen Unterordnern. Gesendete Mails werden nicht mehr angezeigt und sind auch im spotlight von mail nicht mehr auffindbar.

    Die Problematik bezieht sich nur auf den IMac – parallel kommt es -ebenfalls nur am IMac seit Yosemite- beim Löschen von Mails im Posteingang – und auch nur bei diesen beiden Mailadressen- zum Fehlerhinweis „E-Mail konnte nicht in das Postfach („null“) bewegt werden.

    An was kann das liegen bzw. was ist zu tun?
    Best von Gert

    1. Hi Gert, bei mir gab es nach dem Update auf Yosemite ebenfalls Schwierigkeiten und nachdem es im ersten Anlauf nicht zu beheben war, habe ich einfach den gesamten Inhalt des Mail-Ordners in Macintosh HD ▸ Benutzer ▸ tekshrek ▸ Library ▸ Mail gelöscht und dann sämtliche Accounts neu eingerichtet, was bei ausschließlich IMAP und keine lokalen Ordner – keinerlei Probleme darstellt, da alles auf dem Server des Providers liegt. Das macht zwar etwas Aufwand aber es hilft nix – aber dann ist Ruhe und alles läuft wieder.

  8. Hallo Frank!
    Danke für die Mühe! Ich hab, wie vorgeschlagen, die Postfächer beim Provider angepasst. Weiterhin liegen unter „Lokal“ „Deleted Messages“ von allen (trotz „Papierkorb“ von allen); „Drafts“, „Junk“ und „Sent“. Wenn ich die anklicke und – wie von Dir beschrieben – unter „Postfach“ – „dieses Postfach verwenden als..“ aktiviere, kommt rechts die Zuweisung in Schattenschrift ohne die Möglichkeit sie an zu klicken. Was läuft da falsch?
    Bestens
    Reinhold

    1. Hi Reinhard,

      die lokalen Postfächer haben nichts mit denen online zu tun – das sind zusätzliche Postfächer – lokal – nur auf diesem einen Mac.

      Sind diese leer, dann einfach löschen. Sind da E-Mails drin, diese zuerst in die richtigen Online-Postfächer verschieben und dann die lokalen Postfächer löschen.

      Viel Erfolg!

      Weitere Fragen einfach posten!

  9. Auf meinem iPad mit ios 8 und auf dem iPhone mit ios 7 habe ich das Problem, dass in einem IMAP Ordner nur zehn Unterordner angezeigt werden, obwohl weitere Ordner vorhanden sind. Den elften Unterordner kann ich unter z.B. in Windows und in Linux Mail Programmen sehen.
    Gibt es da etwa ein ios Einschränkung?

    1. Hi Martin,

      gehört habe ich davon noch nichts.
      Aber da mich das auch interessiert, habe ich es einfach mal getestet und 15 Test-Ordner zusätzlich angelegt.

      Was soll ich sagen, es hat funktioniert. Hier die Screenshots vom Server und vom iPhone.

      Testweise Ordnerstruktur auf dem Server, um eine mögliche Beschränkung bezüglich Anzahl zu testen.

      Da sich aber diesbezüglich nichts konfigurieren lässt, fällt mir keine Ursache ein, warum da bei dir ein Ordner fehlt.

      Versuchen kannst du folgendes:

      Schaue mal in den IMAP-Kontoeinstellungen nach, ob der fehlende Ordner dort womöglich drin steht?

      Oder den fehlenden Ordner einfach auf dem Server löschen (die E-Mails darin natürlich vorher sichern) – dann deine Konten auf den iOS-Devices synchronisieren – Ordner auf dem Server wieder anlegen – wieder synchronisieren – mehr Möglichkeiten hast du nicht. Das muss funktionieren.

      Viel Erfolg!

      Nachtrag: Eine falsche E-Mail-Adresse zu hinterlegen, finde ich nicht lustig. Ich helfe gern aber für so etwas habe ich kein Verständnis. Das produziert hier nur unnötigen Aufwand durch beispielsweise Rückläufer auf Grund fehlerhafter Zustellung deines E-Mail-Abos.

    2. Hallo Frank,
      Danke für Deine Antwort und sorry wegen der falschen E-Mail Adresse. Ich denke heute habe ich sie richtig geschrieben.
      Du hast recht, die Anzahl ist nicht das Problem.
      Es liegt daran, dass meine ios Geräte die Server Ordnestruktur nicht richtig synchronisieren. Nach einer Umstrukturierung der fraglichen Ordner sehe ich jetzt gar keine mehr.

      Gibt es eine Möglickeit ios anzuweisen die IMAP Ordner Struktur zu synchronisieren?

      VG Marti

  10. Hallo Frank,
    ich habe folgende Anforderung: auf meinem iPad verwalte ich mehrere Mail-Accounts,
    unter Postfächer „Alle“ wird mir auch jedweder Eingang von Mails angezeigt – so weit, so gut. Mein Wunsch: einen der Mail-Accounts würde ich gerne standardmäßig nicht angezeigt bekommen, jedoch manuell etwaige eingegangene Mails im Eingang kontrollieren wollen, ohne dass sie unter „Alle“ in der Ansicht erscheinen. Geht so etwas und wenn ja wie?
    Vielen Dank vorab.
    Uwe

    1. Hi Uwe, das sollte mit dem Bearbeiten-Button rechts oben innerhalb der Mail-App funktionieren.
      Habe das eben mal bei mir getestet – funktioniert.
      Beim gewünschten Konto den Haken entfernen – dann verschwindet dessen Anzeige beim Klick auf Fertig. Die E-Mails dieses nun ausgeblendeten Account werden aber weiterhin unter Alle angezeigt.

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