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tekshreks Blog - Software, Hardware, Mobile Computing, Internet & Co.

IMAP und die richtige Ordnerstruktur

Korrekte IMAP-Ordner-Zuordnung auf allen Macs, Windows-PC, Smartphones, Tablet- und sonstigen Computern

Da das hier behandelte Thema: IMAP und die richtige Ordnerstruktur für Windows- genau wie für Mac OS X Systeme die gleiche Bedeutung hat und identische Funktionen aufweist, spreche ich im weiteren von Smartphone, Tablet- und Computer. Daher bitte nicht verwirren lassen, wenn hier Screenshots aus dem iOS zu sehen sind. Auf anderen Systemen, wie Windows oder Android, ist die IMAP-Funktionalität absolut identisch, schaut dort nur optisch etwas anders aus.

Lange Zeit hatte ich mich gewundert, dass auf meinem Smartphone eingegangene E-Mails oder auch versendete, nicht auf meinem Computer zu finden waren und umgekehrt genau das Gleiche. Von meinem Computer versendete E-Mails fanden sich beim besten Willen nicht auf meinem Smartphone in den dafür vorgesehenen Ordnern innerhalb der Mail-App wieder. Das störte mich aber ich kam nicht auf die Lösung.

Dabei ist diese so simpel und logisch, wie es anders gar nicht sein kann. Die Ursache für dieses vermeintliche Phänomen lag an unterschiedlichen Ordnern für beispielsweise ‚Gesendete Mails‘. In einem Client war dafür der Ordner ‚Gesendet‚ eingestellt. In einem anderen Client hieß dieser ‚Sending Messages‚ und wiederum bei einem dritten Client waren es die ‚Gesendete Objekte‚. Dabei ist es vollkommen gleich, ob auf Smartphone, Tablet- oder Computer – diese Struktur ist überall genau so vorhanden und absolut identisch.
Somit war mir endlich klar geworden, das konnte nicht funktionieren, denn das waren alles unterschiedliche Ordner, die da vom jeweiligen Client abgerufen wurden.

Die Lösung zur richtigen IMAP Ordner-Struktur auf Smartphone, Tablet- und Computer

Um endlich Ordnung zu schaffen und tatsächlich die korrekte IMAP-Ordnerstruktur auf allen Geräten zu erhalten, gilt es, einiges zu tun. Es ist nicht kompliziert, ganz im Gegenteil, wenn man erst mal dahinter gekommen ist. Unsere Arbeit beginnt beim jeweiligen Provider, bei dem der oder die E-Mail-Accounts gehostet sind. Dort gilt es zuerst (das ist wichtig) Ordnung zu schaffen, da alle Clients, die E-Mails abrufen, genau diese Struktur dort und nur dort abrufen. Dazu meldest du dich online in deinem Webmail-Konto an und schaust, was du dort so vorfindest. Vermutlich wird es etwas in dieser Richtung sein.

Doppelte Ordner und somit ungünstige Ordnerstruktur

Persönliche Ordner 
   |_ Posteingang
   |_ Entwürfe
   |_ Gesendete Objekte
   |_ Spam
   |_ Papierkorb
   |_ Gesendete Mails
   |_ Gesendete
   |_ Sending Messages
   |_ Archive
   |_ Archiv

Nun gilt es zu entscheiden, welche Ordner bleiben. Meine Empfehlung für eine passende IMAP Ordner-Struktur ist folgende:

Optimierte und somit passende Ordnerstruktur

Persönliche Ordner 
   |_ Eingang
   |_ Entwürfe
   |_ Gesendet
   |_ Spam
   |_ Papierkorb
   |_ Archiv

Nachdem das entschieden ist, werden jetzt sämtliche E-Mails aus den zuviel vorhandenen Ordnern in den Ordner, der bleiben wird – hinein verschoben und dann im Anschluss der Ordner selbst gelöscht. Also alles aus Gesendete Mails, Gesendete und Sending Messages hinein verschoben in Gesendet und dann die Ordner Gesendete Mails, Gesendete und Sending Messages gelöscht.

Das alles führst du jetzt für sämtliche deiner E-Mail-Accounts durch, mit denen du ab sofort Ordnung haben willst. Klar, das dauert ein Stück und erfordert auch etwas Geduld aber anders klappt das definitiv nicht, das ist der einzige Weg der auch wirklich funktioniert und zum gewünschten Ergebnis führt: Gleichstand aller E-Mail-Accounts auf allen Mail-Clients auf allen Geräten. Eine Abkürzung gibt es keine.

IMAP und die richtige Ordnerstruktur

Nun auch auf Clients wie Smartphone, Tablet- und Computern

Hast du das dann alles fertig, nimmst du dir deine Clients Stück für Stück vor und weist dort in den Account-Einstellungen die passenden Ordner zu. Sind diese wie zuvor auf dem Server erstellt nicht zu sehen, genügt es, deine E-Mails kurz abzurufen, denn damit wird auch die vorhandene Struktur mit aktualisiert.

IMAP Ordnerstruktur auf iPhone
IMAP und die richtige Ordnerstruktur auch auf den Clients wie Mac, iPad und iPhone

Am Beispiel des iPhone-Client möchte ich das einfach mal verdeutlichen. Hier hast du die Wahl zwischen einem lokalen iPhone-Ordner und einem Ordner auf dem Server. Logisch ist: Solltest du den iPhone-Ordner wählen, dann können deine E-Mails gar nicht in Mail beispielsweise am Mac auftauchen, da dies ein lokaler Ordner ist, der nur auf diesem einen iPhone existiert.

Daher wählen wir richtig schlussfolgernd den jeweiligen Ordner unterhalb der Kategorie: Auf dem Server!

IMAP Ordnerstruktur

Das gleiche solltest du nun natürlich auch in der Mail App auf deinem Mac tun.

Dazu klickst du den entsprechenden Ordner deines Mail-Kontos in der Seitenleiste von Mail an (ein Beispiel siehst du in der Grafik links).

Falls erforderlich, für den Fall es fehlen Ordner, die auf deinem Server bereits angelegt wurden, über einen Rechtsklick das Konto synchronisieren, dann gehst du oben über das Menü ›› Postfach ›› Dieses Postfach verwenden für ›› [Auswahl treffen] wie in der folgenden Grafik dargestellt.

IMAP Ordnerstruktur

Das wiederholst du für alle Ordner aller E-Mail-Konten auf allen Smartphones, Tablet- und Computern.

Zum Schluss darfst du dich, genau wie ich, darüber freuen, dass du auf allen Clients und Devices alle Ordner synchron und wirklich überall exakt den gleichen Inhalt hast. Viel Spaß, Erfolg und vor allem .. etwas Geduld dabei!

Jetzt bist du gefragt!

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Frank Stephan

Mit dem Bloggen begann ich im Januar 2008. Anfangs noch über meine Ausfahrten auf einer Night Train der Marke Harley-Davidson unter bikershrek.de; wurde bald darauf daraus tekshreks Blog. Technische Themen faszinieren mich schon immer. Seither schreibe ich Testberichte über Hardware, Gadgets, über macOS & iOS sowie darunter laufender Software & Apps.

Über meine 2016 hinzu kommenden Leidenschaften zum Mountain Biken, Bergwandern und Indoor Cycling berichte ich drüben auf GPS-Cycling.de.

Du erreichst mich auf Twitter und per E-Mail tekshreksblog@gmail.com.

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85 comments on “IMAP und die richtige Ordnerstruktur”

  1. Kenn ich, aber bisher nicht gelöst, weil zu faul 😉 Muss ich aber mal machen.
    Aber was mich bei meinem Anbieter Allinkl zu Beginn gestört hat ist, das die Einstellung bei Webmail auf nix ist. Bedeutet zb alle gesendeten Emails landen nirgendwo. Also nur beim Empfänger aber nicht unetr gesendete. Das muss man erst einstellen. Ist für mich echt ein fail. Nachdem ich es geändert hab, war alles fein, aber das viel mir zum Thema noch ein.

      1. Hat etwas gedauert, aber soeben habe ich es gemacht. Sehr viel besser 🙂 Und nur noch jeweils ein Ordner für GESENDET, PAPIERKORB usw 🙂

        Danke nochmal für den Tipp (auch wenn die Einsicht später kam)

  2. hey frank, danke für die anleitung. ich hatte bis jetzt alles mit pop accounts eingerichtet und bin gerade dabei auf imap umzustellen. ich benutze aber auf meinem macbookpro ein englisches betriebssystem und auf iphone und ipad ein deutsches. kann das zu problemen führen? evtl hast du ja auch einen tip warum bei meinem neuen imap account nur ein paar emails angezeigt werden anstatt alle wie beim alten pop account.

    vielen dank für den support,
    chris

    1. Zu Problemen wird das nicht führen, da es den einzelnen Mail Apps sicherlich egal sein wird, wie die IMAP Ordner von dir benannt wurden.

      Auch ist es logisch, dass in den IMAP Ordnern nur wenige Mails angezeigt werden, da dies sicher nur die letzten, neuen sind – die auf dem Server liegen – das ist bei IMAP so. Da greifen alle Geräte online auf dieselben Mail-Ordner zu. Löschst du bspw. eine Mail, dann ist die für alle Geräte gelöscht.
      Bisher bei POP war das so, dass die Mails abgeholt wurden und nur auf dem Gerät verfügbar waren, dass diese abgeholt hatte und bei deinen anderen Geräten war nichts zu sehen.

      Um deine alten POP Mails in die IMAP Struktur zu bekommen, würde ich diese einfach am Mac per Drag&Drop aus den POP Accounts in die IMAP Struktur verschieben. Dort einfach einen Archiv-Ordner anlegen und rein damit.
      Habe ich zwar noch nie versucht, sollte aber funktionieren.
      Viel Erfolg.

  3. Hallo Frank,

    ist es möglich im Ordner „Gesendete Objekte“ Unterordner anzulegen (gleich wie beim Posteingang)? Ich verwende IMAP.
    Ich probiere nun schon längere Zeit bei meinem neuen Mac Book Pro herum, aber ich schaffe es leider nicht.

    Ich möchte nämlich auch auf allen Geräten (iPhone, iPad, Mac Book Pro und iMac) eine einheitliche Struktur haben.

    Ich wäre dir für einen Tipp sehr dankbar.

    (Bis jetzt habe ich es so gelöst, dass ich mir beim Posteingang einen Unterordner „Gesendete Objekte“ angelegt habe und dort dann alle Mails rein verschoben habe bzw. mit Regeln rein verschieben habe lassen).

    Liebe Grüße, Günter

    1. Hallo Günter, ich verstehe gerade deinen Wunsch so gar nicht.
      Beispielsweise warum du im Posteingang einen Ordner – Gesendete Objekte – anlegst, verwirrt schon.
      Formuliere doch bitte noch etwas ausführlicher.

  4. Hallo Frank,

    danke für die gute Anleitung. Ich habe bei meinen Gmail-Einstellungen alle Haken für auf Server speichern entfernt. Mein Problem ist aber, dass wenn ich meine Postfächer für gesendet und Papierkorb das „Postfach verwenden für“ wählen möchte, dies ausgegraut ist und nicht anwählbar, was ist wohl dafür der Grund? Danke!

  5. Besten Dank für den Tipp! Endlich funktioniert das IMAP so wie es soll!!

    Aber irgendwie komisch dass meine E-Mail-Adresse bei Apple (@me.com) nicht automatisch auf allen iDevices und dem Mac richtig eingestellt wurde. Sollte man doch meinen 😉

  6. Vielen Dank für den Tipp! Sehr brauchbar. Allerdings haben wir hier bei uns ein ähnliches Problem. Wir sind ein kleines Office und haben ca. 10 Macs, auf denen über Apple Mail jeweils alle Emailkonten gesinnt werden. Auf jedem der Clients sind also alle Konten drauf und nicht nur die der jeweiligen Nutzer.
    Nun haben wir von Zeit zu Zeit folgendes Problem: Mail erstellt für jedes Konto dann und wann folgende Ordner: Sent Messages, Drafts, Spam und Trash. Diese werde parallel zu den jeweiligen Ordnern unter deutscher Bezeichnung erstellt. Komischerweise landen in den engl. Ordner die in diese eigentlich gehörenden Mails. Unser Problem ist nun, dass wir sehr gerne ausschließlich die deutschen Ordner hätte, in denen auch alle dazugehörigen Mails sind.
    Daher meine Frage: 1. wie kann man es erreichen, dass diese engl. Ordner in Zukunft nicht mehr auftauchen? 2. Wie schafft man es, dass die Mails auch nur in den jeweiligen deutschen Ordnern zu finden sind, sodass wenn doch mal ein engl. Ordner auftauchen sollte, man diesen einfach löschen kann, ohne befürchten zu müssen, auch Mails mitzulöschen.
    Wenn hier jemand einen Tipp oder Hilfe weiß, wäre ich sehr sehr dankbar. Gerne auch Rückfragen, wenn ich meine Situation nicht deutlich genug erklärt habe…
    BG & Vielen Dank!

    1. Hi Moritz,

      deinen Wunsch habe ich verstanden – nur wie ich das am Besten erkläre …

      Anfangen solltest du damit, bei deinem Provider, bei dem die Mail-Konten gehostet sind, die von dir gewünschte Ordnerstruktur für alle Konten einzurichten. Das wäre die Grundlage für alles, denn genau von da bezieht auch die Mail App ihre Infos.

      Ist das erledigt, weist du innerhalb der Mail App die jeweiligen Funktionen den zuvor online erstellten Ordnern, die jetzt in der Mail App angezeigt werden, zu. Dazu den Ordner anklicken und dann oben im Menü „Postfach > Dieses Postfach verwenden für“ die Funktion des Ordners wählen.

      Und das für jeden Ordner – und das auf jedem Mac – und das wars dann auch schon.

      Sollte das bis hierher eher unklar sein, können wir gern dazu telefonieren.
      Melde dich einfach wieder.

      Viel Erfolg.

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