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Blog von Frank Stephan mit Erfahrungen & Testberichten zu Apple Hardware, externen Akkus & Festplatten, ScanSnap Scanner, AVM Hardware, Sleeves & Cases, Software für macOS & iOS & Co.

Vimcar das elektronische Fahrtenbuch

Warum überhaupt ein Fahrtenbuch? Warum entschied ich mich für Vimcar?

Macht ein Fahrtenbuch zu führen Sinn?

Es stand ein Fahrzeugwechsel bevor und damit einhergehend stellte sich mir die Frage: macht ein Fahrtenbuch zu führen für mich Sinn? Oder wählte ich wieder den bequemen Weg? Allein die Vorstellung, auf den damit verbundenen, gefühlt stressigen Aufwand, ein gesamtes langes Jahr, mit Stift und Papier… oder diesen besser vermeiden, wie die letzten Jahrzehnte auch und mich einfach wieder auf die 1%-Pauschalversteuerung einlassen. Die Wahl des Letzteren wäre ganz sicher der bequemere aber auch der mit hoher Wahrscheinlichkeit um einiges teurere Weg. Warum?

Was steckt hinter der 1% Pauschalversteuerung?

Das ist relativ simpel erklärt: bei der 1%-Pauschalversteuerung werden schlichtweg 1% vom Bruttolistenpreis des jeweiligen Fahrzeuges — Monat für Monat — den Einnahmen hinzu gerechnet und in Summe dann auch Einkommensteuer drauf entrichtet.

Mag das bei einem 10.000… oder 20.000 Euro Fahrzeug noch im vertretbaren Bereich sein — klar, je nach Höhe des Einkommens können auch hier 100 oder auch 200 Euro, die mehr an Einnahmen zusätzlich zu versteuern wären, auch eine Hausnummer sein, aber werden die Fahrzeuge dann teurer: 40.000 oder gar 80.000 Euro, dann ist schnell Schluss mit lustig und wir sind rasch bei 1.000 Euro und mehr, die an zusätzlicher Steuerlast anfallen.

Dann stellt/e sich, zumindest bei mir, die Überlegung/en ein, abzuwägen, was ist die bessere bzw. einfachere Wahl, mit welcher Entscheidung könnte ich gut leben.

In meinem Umfeld zu fragen: he, wie machst du das? Das brachte nicht wirklich die Erleuchtung. Die Meinungen sind hier ziemlich genau 50:50 verteilt; die einen führen nicht, die anderen führen ein Fahrtenbuch. Somit blieb die Entscheidung darüber, ob ich nun ein Fahrtenbuch führe, schlussendlich an mir hängen. Die Wartezeit auf unseren neuen PKW verstrich Woche für Woche und der Tag der Auslieferung rückte stetig näher.

Nun kommt Vimcar als elektronisches Fahrtenbuch ins Spiel.

Zwar dauerte es einige Zeit, bis ich mich dazu durchringen konnte, aber es half alles nichts, ich werde ein Fahrtenbuch führen „müssen“, wollte ich nicht unnötig Steuern entrichten und zwar für Geld, das ich nicht mal tatsächlich einnahm, sondern ein Auto kostet, es kostet Ausgaben — allein das ist perfide: auf etwas zusätzliche Einkommensteuer zu entrichten, dass man ausgibt und nicht einnimmt.

Ebenfalls war mir vollkommen klar, dass ein manuelles Führen eines Fahrtenbuch, so mit Stift auf Papier, für mich auf keinen Fall in Betracht kommt — ein ganzes langes Jahr, annähernd täglich mit Stift und Papier Notizen meiner Fahrten, dann fährt mal meine Frau, dann muss ich zum Fahrzeug, um den Kilometerstand zu erfassen… allein meine Vorstellungen reichen, das so etwas für mich niemals in Betracht käme.

Entweder gar kein Fahrtenbuch und meine zu zahlende Einkommenssteuer erhöht sich entsprechend oder eine weitestgehend elektronische Lösung musste her, wollte ich überhaupt ernsthaft an das Führen eines Fahrtenbuchs denken.

Um was handelt es sich bei Vimcar?

Bei Vimcar handelt es sich um genau so eine Lösung: ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten vollumfänglich und automatisch aufzeichnet. Hierzu gibt es von Vimcar einen Fahrtenbuchstecker; einen OBD-Stecker, der in der entsprechenden Buchse im Fahrzeug eingesteckt wird und dieser zeichnet alle Fahrten automatisch auf und speichert sie direkt online ab.

Eine integrierte SIM-Karte überträgt die Daten auf die Vimcar-Server und bis hierher ist kein Smartphone nötig. Der OBD-Stecker kann selbst in die entsprechende Buchse am Fahrzeug eingesteckt werden, somit keinerlei Kabel und kein Werkstattbesuch notwendig.

Kategorisierung der Fahrten im elektronischen Fahrtenbuch

Nachdem die vom Stecker aufgezeichneten Fahrten auf die Vimcar-Server übertragen wurden, brauchen diese nur noch kategorisiert zu werden; eine Zuordnung als Betriebsfahrt – Arbeitsweg – Privatfahrt – Mischfahrt. Es brauchen somit nicht mehr Uhrzeiten, Adressen und die zurückgelegte Distanz mühsam notiert zu werden. Sind die angefahrenen Adressen bereits als Kontakt hinterlegt, erkennt Vimcar diese sogar vollständig selbst und belegt diese vor.

Vimcar elektronische Fahrtenbuch App

Zur Kategorisierung der Fahrten gibt es zwei Möglichkeiten: im Browser (logbook.vimcar.com) oder direkt auf dem Smartphone.

Vimcar
Vimcar
Entwickler: Vimcar GmbH
Preis: Kostenlos
  • Vimcar Screenshot
  • Vimcar Screenshot
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  • Vimcar Screenshot

Die richtige Kategorisierung im Fahrtenbuch

Jede Fahrt, die wir mit einem Firmenwagen tätigen, muss einer der Fahrtenkategorien zugeordnet werden – Betriebsfahrt, Privatfahrt oder Arbeitsweg. Was hierbei aber genau die Grenzen dieser Fahrtenkategorien sind und was passiert, wenn eine Fahrt nicht so klar einzuordnen ist, dazu nachfolgend ein paar Erläuterungen.

Was ist eine Betriebsfahrt?

Betriebsfahrten sind alle getätigten Fahrten, die aus geschäftlichen Gründen stattfinden. Darunter fallen beispielsweise Fahrten, die uns aufgrund von Geschäftsabschlüssen oder zur Unterbreitung von Angeboten zu Kunden oder Geschäftspartnern führen. Bei betrieblichen Fahrten ist es wichtig, die vom Fiskus geforderten Details vollständig anzugeben. Keine andere Fahrt erfordert so viele Angaben bei der Dokumentation. Neben dem Kilometerstand sowie der Start- und Zieladresse müssen wir auch den getroffenen Geschäftspartner und Anlass des Besuches angeben.

Was ist ein Arbeitsweg?

Generell stellt der Arbeitsweg die Strecke zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte dar, jedoch kann die Abrechnung sich von Berufsgruppe zu Berufsgruppe unterscheiden. Daher wird empfohlen, für jeden konkreten Einzelfall seinen Steuerberater zu kontaktieren, um die beste Lösung für sich zu finden.

Was ist eine Privatfahrt?

Alle getätigten Fahrten, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen und die privater Natur sind, werden als Privatfahrten bezeichnet. Dazu zählen beispielsweise Fahrten zum Einkaufen, zu Freunden und Verwandten oder zum Sport. Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben, ohne Details zu Reiseweg und Reisezweck anzugeben.

Ausnahmen- und Sonderfälle

Manchmal lässt sich nicht klar zuordnen, ob ein Weg aus privaten oder geschäftlichen Gründen zurückgelegt wird. Das gilt beispielsweise, wenn auf dem Weg zum Büro die Kinder an der Schule abgesetzt werden oder aber auch, wenn wir nach einem Kundentermin direkt nach Hause fahren, ohne vorher noch einmal im Büro vorbeizuschauen. In solchen Fällen kann die Fahrt als Mischfahrt kategorisiert werden.

Die Kategorisierung der zurück gelegten Fahrten muss innerhalb 7 Tagen erfolgen, sonst werden diese automatisch als Privatfahrt markiert. Das ist ein Kriterium, eine gesetzliche Vorgabe, dass uns das Fahrtenbuch später seitens des Finanzamts nicht um die Ohren fliegt — es muss schließlich absolut manipulationssicher geführt werden, um überhaupt eine Chance zu haben, steuerlich anerkannt zu werden.

Die Vimcar App gibt es für iOS und Android, sowie als Web-Login und funktionieren wie ein E-Mail-Posteingang. Hat der Vimcar-Fahrtenbuch-Stecker neue Fahrten aufgezeichnet, werden diese automatisch in der App angezeigt.

Es braucht nur noch bestimmt zu werden, ob es sich um eine berufliche oder private Fahrt handelt und etwaige Details zu ergänzen und das Beste daran, ich allein entscheide, wann und wo und zu welcher Gelegenheit ich das tue; direkt nach der Fahrt oder zu Hause am Schreibtisch oder oder oder…

Automatische Umkreiserkennung

Zwar bleiben Kunden und besuchte Orte oftmals dieselben, aber nicht jedes Mal parkt man auch an derselben Stelle. Vimcar erkennt bekannte Geschäftskontakte im Umkreis von 200 Metern und passt diese automatisch an.

Privatsphäre beim Vimcar Fahrtenbuch

Beim Aufzeichnen der Fahrten passiert keine Streckenverfolgung, die Fahrtroute wird nicht verfolgt, da diese für die Finanzbehörden unerheblich ist. Für die Adresserkennung werden lediglich Anfangs- und Endpunkt jeder Fahrt dokumentiert. Die Adresspunkte werden dabei durch den GPS-Empfänger im Vimcar-Fahrtenbuchstecker erfasst.

Rechtssicherer Export des Vimcar Fahrtenbuch

Mit nur einem Klick lassen sich die notwendigen Dokumente für die Finanzbehörden BMF-konform, durch KPMG geprüft (de.wikipedia.org/wiki/KPMG) und von DATEV empfohlen – exportieren. Zur Rechtssicherheit findet ihr detaillierte, ausführliche Informationen drüben bei Vimcar.

• Vimcar Fahrtenbuch-Muster zum Download

Im Vergleich zum handschriftlichen Fahrtenbuch kann mit Vimcar jederzeit ein Export erstellt und beispielsweise per E-Mail mit dem Steuerberater geteilt werden. Neben dem finanzamtkonformen PDF-Format können die Daten auch als CSV oder direkt in Steuerprodukte wie WISO und Lexware Reisekosten exportiert werden.

Übersichtliche Statistiken

Böse Überraschungen am Jahresende finden wir vermutlich alle nicht gut. Dafür gibts beim Vimcar Fahrtenbuch eine Live-Statistik, die uns stets die aktuelle Verteilung zwischen Dienstfahrten, Arbeitswegen und Privatfahrten aufzeigt.

Vimcar das elektronisches Fahrtenbuch - Statistiken
Vimcar das elektronisches Fahrtenbuch - Statistiken

Mehrere Fahrzeuge und Live-Fahrzeugsuche

Sollte jemand mehr als ein Fahrzeug im Vimcar elektronischen Fahrtenbuch verwalten wollen, so erlaubt die Vimcar-Garage hierfür das Anlegen mehrerer Fahrzeuge bzw. Fahrtenbücher. Mit einem Klick kann dann zwischen den Fahrzeugen gewechselt werden. Auch für ganze Fuhrparks gibts mit Vimcar Fleet eine Lösung; aber diese würde den Rahmen hier sprengen.

Der Vimcar-Fahrtenbuchstecker verfügt über ein integriertes GPS-Modul. Sollte also tatsächlich mal jemand vergessen haben, wo er sein Fahrzeug abgestellt hat, mit nur einem Fingertipp weißt du, wo dein Auto zuletzt geparkt wurde – egal wo du dich gerade befindest und die Google Maps-Integration zeigt dir sogar den schnellsten Weg zu Fuß dahin.

Preis des Vimcar Fahrtenbuch

Das Vimcar Fahrtenbuch inklusive selbstinstallierbarem Stecker und der passenden Software für Smartphone und Computer gibts zum Preis von monatlich 15,90 € pro Fahrzeug zuzüglich Mehrwertsteuer.

Fazit zum Vimcar Fahrtenbuch

Mein Start zum Einsatz des Vimcar elektronischen Fahrtenbuch verlief bei mir etwas holprig. Warum der Stecker getauscht werden musste und meine Erfahrungen und Eindrücke, über einen längeren Zeitraum, im täglichen Einsatz, dazu erscheint später noch ein weiterer Artikel.

Wer bis dahin oder überhaupt Fragen zum Vimcar Fahrtenbuch hat, kann mir diese gern unten in die Kommentare schreiben.

Meine Eindrücke nach 10 Tagen der Nutzung des Vimcar Fahrtenbuch sind durchweg positiv. Durch den notwendig gewordenen Wechsel des Vimcar Fahrtenbuchstecker direkt zu Beginn wurde auch deren Support stärker gefordert und dieser leistete äußerst zügig und kompetente Hilfe und schlussendlich, seit dem Austausch des Fahrtenbuchstecker, passt nun alles.

Sämtliche Fahrten werden zuverlässig aufgezeichnet und automatisch an die Vimcar-Server übermittelt. Die im Anschluss statt findende Kategorisierung geht leicht von der Hand und ist in wenigen Sekunden erledigt. Auch die extra Erfassung der Kosten, sofern gewünscht und die jederzeit verfügbare Statistik über Aufteilung Betriebs- und Privatfahrten ist äußerst hilfreich und vermittelt exakt den Einblick, ob sich das Führen des Vimcar Fahrtenbuch weiterhin lohnt.

Auf Grund der seitens Vimcar angebotenen 30-Tage-Testphase geht man keinerlei Risiko ein. Jeder kann so selbst testen und sich persönlich davon überzeugen, ob das Führen eines Fahrtenbuch für ihn selbst passt.

Von mir gibt es bereits heute eine klare Empfehlung für das Vimcar elektronische Fahrtenbuch und ich bin sehr froh, mich dafür entschieden zu haben.

Frank Stephan

Mit dem Bloggen begann ich im Januar 2008. Anfangs noch über meine Ausfahrten auf einer Night Train der Marke Harley-Davidson unter bikershrek.de; wurde bald darauf daraus tekshreks Blog. Technische Themen faszinieren mich schon immer. Seither schreibe ich Testberichte über Hardware, Gadgets, über macOS & iOS sowie darunter laufender Software & Apps.

Über meine 2016 hinzu kommenden Leidenschaften zum Mountain Biken, Bergwandern und Indoor Cycling berichte ich drüben auf GPS-Cycling.de.

Du erreichst mich auf Garmin Connect, auf Strava, sowie auf Twitter und per E-Mail tekshreksblog@gmail.com.

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