Heute wurde ich auf Twitter gefragt, wie lange ich meine E-Mails aufhebe? Diese Frage möchte ich in Bezug zu meinen privaten E-Mails gern hier aufgreifen, denn mein Mail-Archiv-System ist relativ simpel.
Sämtliche geschäftlichen E-Mails werden in einem speziellen SQL-CRM-System separat erfasst und dort archiviert und tangieren das OS X überhaupt nicht.
Ganz anders mein gesamter privater E-Mail-Schriftwechsel. Dieser wird recht einfach in zwei Kategorien eingeteilt: sofort Papierkorb (dieser ist auf 4 Wochen automatischer Leerung eingestellt, denn man weiß ja nie) oder die E-Mail verbleibt bis zur Beantwortung und späteren Archivierung im Posteingang.
Als Archiv nutze ich ausschließlich den Ordner ‚Archiv‘ innerhalb der iCloud, da sind sämtliche archivierten privaten E-Mails seit 2008 drin.
Anfangs hatte ich dass noch nach Jahren aufgeteilt aber das erschwerte die Suche unnötig. Außerdem lässt sich das über intelligente Postfächer besser realisieren aber das ist wieder ein anderes Thema.
Sollte sich in Einzelfällen die Entscheidung verzögern, was nun mit dieser Nachricht passieren soll, dafür gibts einen speziellen Wiedervorlage-Ordner und dieser wird alle paar Tage (Wochen) spontan immer wieder mal gesichtet.
Jetzt bist du gefragt! Wie lange archivierst du deine E-Mails?
Schreibe mir die Antwort unten in die Kommentare: Wie lang zurück du das tust! Oder noch besser Bist du Blogger, dann verfasse gern einen Blog-Beitrag dazu und fordere andere auf, es dir gleich zu tun – und denke an einen Link hier her!
Bis 2004 (ca. 11.700 archivierte, das ist aber „aufgeräumt“ und privat und Firma zusammen gezählt). Ich archiviere „hart“ nach 3 Jahren und schmeisse sehr täglich komplett weg, teilweise direkt automatisch. Zur Zeit habe ich ca. 7000 in den imap Servern. Die davor habe ich nicht mehr „im Zugriff“ (Outlook PST Format) aber gehen zurück bis 1999. Von davor habe ich verschiedene einzelne E-Mails und Mailbox „logs“, die ich aufbewahren wollte. Ich habe aber auch ca. 200 E-Mail Adressen, da ich für jeden Service und Dienst nicht nur eine eigenes Passwort, sondern zumeist auch eine eigene E-Mail habe. Hauptsächlich um den Spam eindämmen zu können.
Achja… unter Archivierung verstehe ich, dass Entfernen aus den Imap Servern (und der Cloud). Mein E-Mail Archiv ist offline local und wird normal mehrfach gesichert, wie alles andere auch. Imap basiertes „archivieren“ nutze ich gar nicht. Sehr ich keinen Sinn, warum ich Nachrichten, die in verschiedenen IMAP Ordnern und Konten liegen, in „einen“ Ordner schieben soll. Auch mein „offline“ Archiv, enthält alle original Konten und Ordner (soweit das über die Jahre sinnvoll war/ist).
Das mit dem Offline-sichern ist tatsächlich eine Überlegung wert, denn so wäre es dann in meinem Backup-Sicherungsläufen ebenfalls mit enthalten. Guter Hinweis, ich danke dir. Bzgl. Anzahl E-Mails sollten wir ähnlich viele haben, denn dort nutze ich das genau so, pro Service eine Adresse. Nur meine Passwörter habe ich noch nicht sämtlich umgestellt, das tue ich Stück für Stück.