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IMAP und die richtige Ordnerstruktur

Korrekte IMAP-Ordner-Zuordnung auf allen Macs, Windows-PC, Smartphones, Tablet- und sonstigen Computern

Da das hier behandelte Thema: IMAP und die richtige Ordnerstruktur für Windows- genau wie für Mac OS X Systeme die gleiche Bedeutung hat und identische Funktionen aufweist, spreche ich im weiteren von Smartphone, Tablet- und Computer. Daher bitte nicht verwirren lassen, wenn hier Screenshots aus dem iOS zu sehen sind. Auf anderen Systemen, wie Windows oder Android, ist die IMAP-Funktionalität absolut identisch, schaut dort nur optisch etwas anders aus.

Lange Zeit hatte ich mich gewundert, dass auf meinem Smartphone eingegangene E-Mails oder auch versendete, nicht auf meinem Computer zu finden waren und umgekehrt genau das Gleiche. Von meinem Computer versendete E-Mails fanden sich beim besten Willen nicht auf meinem Smartphone in den dafür vorgesehenen Ordnern innerhalb der Mail-App wieder. Das störte mich aber ich kam nicht auf die Lösung.

Dabei ist diese so simpel und logisch, wie es anders gar nicht sein kann. Die Ursache für dieses vermeintliche Phänomen lag an unterschiedlichen Ordnern für beispielsweise ‚Gesendete Mails‘. In einem Client war dafür der Ordner ‚Gesendet‚ eingestellt. In einem anderen Client hieß dieser ‚Sending Messages‚ und wiederum bei einem dritten Client waren es die ‚Gesendete Objekte‚. Dabei ist es vollkommen gleich, ob auf Smartphone, Tablet- oder Computer – diese Struktur ist überall genau so vorhanden und absolut identisch.
Somit war mir endlich klar geworden, das konnte nicht funktionieren, denn das waren alles unterschiedliche Ordner, die da vom jeweiligen Client abgerufen wurden.

Die Lösung zur richtigen IMAP Ordner-Struktur auf Smartphone, Tablet- und Computer

Um endlich Ordnung zu schaffen und tatsächlich die korrekte IMAP-Ordnerstruktur auf allen Geräten zu erhalten, gilt es, einiges zu tun. Es ist nicht kompliziert, ganz im Gegenteil, wenn man erst mal dahinter gekommen ist. Unsere Arbeit beginnt beim jeweiligen Provider, bei dem der oder die E-Mail-Accounts gehostet sind. Dort gilt es zuerst (das ist wichtig) Ordnung zu schaffen, da alle Clients, die E-Mails abrufen, genau diese Struktur dort und nur dort abrufen. Dazu meldest du dich online in deinem Webmail-Konto an und schaust, was du dort so vorfindest. Vermutlich wird es etwas in dieser Richtung sein.

Doppelte Ordner und somit ungünstige Ordnerstruktur

Persönliche Ordner 
   |_ Posteingang
   |_ Entwürfe
   |_ Gesendete Objekte
   |_ Spam
   |_ Papierkorb
   |_ Gesendete Mails
   |_ Gesendete
   |_ Sending Messages
   |_ Archive
   |_ Archiv

Nun gilt es zu entscheiden, welche Ordner bleiben. Meine Empfehlung für eine passende IMAP Ordner-Struktur ist folgende:

Optimierte und somit passende Ordnerstruktur

Persönliche Ordner 
   |_ Eingang
   |_ Entwürfe
   |_ Gesendet
   |_ Spam
   |_ Papierkorb
   |_ Archiv

Nachdem das entschieden ist, werden jetzt sämtliche E-Mails aus den zuviel vorhandenen Ordnern in den Ordner, der bleiben wird – hinein verschoben und dann im Anschluss der Ordner selbst gelöscht. Also alles aus Gesendete Mails, Gesendete und Sending Messages hinein verschoben in Gesendet und dann die Ordner Gesendete Mails, Gesendete und Sending Messages gelöscht.

Das alles führst du jetzt für sämtliche deiner E-Mail-Accounts durch, mit denen du ab sofort Ordnung haben willst. Klar, das dauert ein Stück und erfordert auch etwas Geduld aber anders klappt das definitiv nicht, das ist der einzige Weg der auch wirklich funktioniert und zum gewünschten Ergebnis führt: Gleichstand aller E-Mail-Accounts auf allen Mail-Clients auf allen Geräten. Eine Abkürzung gibt es keine.

IMAP und die richtige Ordnerstruktur

Nun auch auf Clients wie Smartphone, Tablet- und Computern

Hast du das dann alles fertig, nimmst du dir deine Clients Stück für Stück vor und weist dort in den Account-Einstellungen die passenden Ordner zu. Sind diese wie zuvor auf dem Server erstellt nicht zu sehen, genügt es, deine E-Mails kurz abzurufen, denn damit wird auch die vorhandene Struktur mit aktualisiert.

IMAP Ordnerstruktur auf iPhone
IMAP und die richtige Ordnerstruktur auch auf den Clients wie Mac, iPad und iPhone

Am Beispiel des iPhone-Client möchte ich das einfach mal verdeutlichen. Hier hast du die Wahl zwischen einem lokalen iPhone-Ordner und einem Ordner auf dem Server. Logisch ist: Solltest du den iPhone-Ordner wählen, dann können deine E-Mails gar nicht in Mail beispielsweise am Mac auftauchen, da dies ein lokaler Ordner ist, der nur auf diesem einen iPhone existiert.

Daher wählen wir richtig schlussfolgernd den jeweiligen Ordner unterhalb der Kategorie: Auf dem Server!

IMAP Ordnerstruktur

Das gleiche solltest du nun natürlich auch in der Mail App auf deinem Mac tun.

Dazu klickst du den entsprechenden Ordner deines Mail-Kontos in der Seitenleiste von Mail an (ein Beispiel siehst du in der Grafik links).

Falls erforderlich, für den Fall es fehlen Ordner, die auf deinem Server bereits angelegt wurden, über einen Rechtsklick das Konto synchronisieren, dann gehst du oben über das Menü ›› Postfach ›› Dieses Postfach verwenden für ›› [Auswahl treffen] wie in der folgenden Grafik dargestellt.

IMAP Ordnerstruktur

Das wiederholst du für alle Ordner aller E-Mail-Konten auf allen Smartphones, Tablet- und Computern.

Zum Schluss darfst du dich, genau wie ich, darüber freuen, dass du auf allen Clients und Devices alle Ordner synchron und wirklich überall exakt den gleichen Inhalt hast. Viel Spaß, Erfolg und vor allem .. etwas Geduld dabei!

Jetzt bist du gefragt!

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Frank Stephan

Mit dem Bloggen begann ich im Januar 2008. Anfangs noch über meine Ausfahrten auf einer Harley-Davidson. Bald darauf wurde daraus tekshreks Blog, da mich technische Themen schon immer faszinieren. Seither schreibe ich Testberichte über Hardware, zahlreiche Gadgets, über macOS & iOS sowie Software & Apps. Über meine Leidenschaften zum Bergwandern, All Mountain & IndoorCycling berichte ich drüben auf GPS-Hiking.de.

Du erreichst mich auf Twitter, bei Facebook, sowie auf Google+ und per E-Mail frank@tekshreks.blog.

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